Sygnaliści – rola pracodawcy

Pomimo upływu przypadającego na dzień 17 grudnia 2021 roku terminu na implementację unijnej Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, do dnia dzisiejszego polski ustawodawca nie przyjął ustawy regulującej kwestii sygnalistów (o skutkach uchybienia terminowi implementacji dyrektywy pisaliśmy TUTAJ). Nie oznacza to jednak, że moment ten nie nadejdzie. Ze względu na upływ terminu na implementację dyrektywy można się spodziewać, że pracodawcy nie będą mieli wiele czasu na wdrożenie regulacji – jak zatem przygotować się do stosowania nowych obowiązków?

Jak już wskazywaliśmy, do najważniejszych wymogów, które będą musieli spełnić pracodawcy należy z pewnością obowiązek wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Regulamin powinien określać m. in.:

• podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń,
• sposoby przekazywania zgłoszeń (o korzyściach płynących z korzystania z zewnętrznych systemów obsługi zgłoszeń pisaliśmy TUTAJ),
• niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej,
• działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mają zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa,
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
• zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych.

Zarówno projekt ustawy jak i dyrektywa przewidują katalog dziedzin prawa, których mogą dotyczyć zgłoszenia sygnalistów. Pracodawcy pozostawiono możliwość rozszerzenia narzuconego katalogu i  przyznania sygnalistom możliwości zgłaszania innych naruszeń - przykładowo dotyczących regulacji wewnętrznych danego pracodawcy, standardów etycznych, zakazu dyskryminacji, czy mobbingu. Uprawnienie to jest jednym z najważniejszych narzędzi umożliwiających wykorzystanie procedury ochrony sygnalistów do realizowania własnych celów, z uwzględnieniem specyfiki funkcjonowania i własnej kultury organizacyjnej. Korzystając z dodatkowego czasu, pracodawcy mogą zatem rozważyć rozszerzenie katalogu dziedzin prawa objętych systemem zgłaszania naruszeń, aby w maksymalny sposób realizować własne interesy.

Zachęcanie pracowników do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych może leżeć w bezpośrednim interesie pracodawcy – dzięki zgłoszeniom pracodawca jako pierwszy może dowiedzieć się o naruszeniach, podjąć stosowną interwencję, zlikwidować naruszenie lub ograniczyć możliwość jego powstania w przyszłości. Z tego względu warto poświęcić uwagę na odpowiednie przeszkolenie pracowników. Istotne jest, aby informacje dotyczące wdrażanych systemów ochrony były zrozumiałe i łatwo dostępne - mogą one być uwzględniane w programach kursów i szkoleń dotyczących etyki i kultury organizacyjnej danej instytucji.

Stworzenie sprawnego kanału zgłoszeń, a także podejmowanie odpowiednich i efektywnych reakcji na zgłoszenia może pracodawcy umożliwić uniknięcia zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego, oszczędzając choćby strat wizerunkowych. Choć nie doszło jeszcze do przyjęcia ustawy regulującej kwestie ochrony sygnalistów, warto już teraz podjąć działania w celu dopasowania przyszłych polityk do rodzaju działalności i specyfiki danego podmiotu, co pozwoli uniknąć zbędnych nerwów w przyszłości – pamiętajmy, że w chwili obecnej projekt ustawy przewiduje odpowiedzialność karną za brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz za wdrożenie procedury niespełniającej narzuconych wymogów.