Dlaczego warto korzystać z zewnętrznych systemów obsługi zgłoszeń naruszeń prawa?

Zarówno w motywach jak i samych postanowieniach dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii została przewidziana możliwość powierzenia podmiotom zewnętrznym obsługi kanałów zgłoszeń i naruszeń prawa przez sygnalistów.

W szczególności motyw 54 stanowi, że do przyjmowania zgłoszeń w sprawie naruszeń w imieniu podmiotów w sektorze prywatnym i publicznym mogą zostać upoważnione osoby trzecie, pod warunkiem że zapewniają należyte gwarancje poszanowania niezależności, poufności, ochrony danych i zachowania tajemnicy. Jako przykład takich podmiotów w dyrektywie podano m.in. zewnętrznych doradców oraz audytorów. Możliwość tę potwierdza także brzmienie art. 8 ust. 5 dyrektywy, zgodnie z którym kanały dokonywania zgłoszeń mogą być obsługiwane wewnętrznie przez wyznaczoną do tego celu osobę lub wyznaczony dział lub zapewniane zewnętrznie przez osobę trzecią.

Należy pamiętać, że zapewnienie właściwego sposobu dokonania zgłoszenia oraz zapewnienia ochrony interesów faktycznych oraz prawnych sygnalistów, to tylko jeden z kilku obowiązków ciążących np. na przedsiębiorcach lub samorządach zobowiązanych do wdrożenia rozwiązań przewidzianych przez przyszłą polską ustawę, która będzie implementować rozwiązania przyjęte w dyrektywie.

Art. 9 ust. 1 dyrektywy wyraźnie stanowi, że procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych obejmują także wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami oraz podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział.

Zatem w pierwszej kolejności wyznaczone osoby lub działy będą musiały dokonać oceny prawdziwości i rzetelności dokonanego zgłoszenia. W skrócie jednym z pierwszych kroków powinno stanowić rozstrzygnięcie, czy do naruszenia prawa opisanego w zgłoszeniu rzeczywiście doszło. Zakres przedmiotowy naruszeń może być natomiast bardzo szeroki, na co wskazuje art. 2 ust. 1 dyrektywy. Zgodnie z zawartym w nim wyliczeniem naruszenia objęte zakresem stosowania tego aktu prawnego mogą dotyczyć m.in. zamówień publicznych, ochrony danych osobowych, ochrony środowiska, ochrony konkurentów, zdrowia publicznego czy bezpieczeństwa transportu.

Ze względu na bardzo szeroki zakres obszarów prawa, których może dotyczy zgłoszenie, wydaje się, że powierzenie zewnętrznym podmiotom mającym szerokie doświadczenie w ww. dziedzinach oraz prawie procesowym jest rozwiązaniem pozwalającym najlepiej zabezpieczyć interes sygnalistów (np. poprzez zobowiązanie do zachowania tajemnicy zawodowej) jak i podmiotów zobowiązanych, tj. samych przedsiębiorców. Należy pamiętać, że brak wystarczającej wiedzy oraz doświadczenia w stosowaniu danej dziedziny prawa może prowadzić zarówno do zbyt pobieżnej analizy zgłoszenia i uznania, że jest ono bezpodstawne jak i również do zbyt pochopnego przyjęcia, że do naruszenia rzeczywiście doszło, podczas gdy dokładna analiza zgłoszenia jak i ewentualne uzupełnienie elementów stanu faktycznego poprzez właściwą komunikację z  sygnalistą, pozwoliłyby wykluczyć taką możliwość.

Dlatego też należy pamiętać, że współpraca z doświadczonymi oraz wyspecjalizowanymi doradcami, jakimi bez wątpienia mogą być kancelarie adwokackie i radcowskie, może stanowić nieocenione wsparcie w obsłudze napływających zgłoszeń od sygnalistów poprzez merytoryczną pomoc przy podejmowaniu decyzji co do sposobu procedowania ze zgłoszonym naruszeniem.